שעון נוכחות לעובדים רוצים תוצאות בעבודה

שעון נוכחות לעובדים – אחת המטרות של דיווח נוכחות מסודר, עקבי ואמין היא לעקוב אחר שעות העבודה ולהסיק מתוכן לגבי יעילות העובדים.

במקביל, השעון חשוב כי הוא מאפשר למעסיק לבצע את חישובי השכר לפי מה שדורש ממנו החוק. מכאן והלאה, כל שנותר הוא לדעת איך לבחור את השעון המתאים ואיזה סטטיסטיקות ניתן להפיק ממנו

שעון נוכחות לעובדים

החוק בישראל מחייב מעסיקים לבצע רישום מסודר של שעות העבודה והגמל. את הנתונים אפשר לאסוף בדרכים שונות ובאמצעות הפעלת כלים מכאניים, אוטומטיים, ממוחשבים או אפילו ידניים. עם זאת, אין ספק שהכי יעיל עבור המעסיקים הוא שעון נוכחות לעובדים שקיימות בו אפשרויות הזדהות שונות.

זיהוי ביומטרי למשל יכול להיות מבוסס על טביעת אצבע או זיהוי פנים. לעומת זאת, שיטות הזדהות אחרות יכולות לחייב הקשת קוד, הצמדת כרטיס קרבה או העברת כרטיס נוכחות. בנוסף, יש מערכות דיווחי נוכחות משוכללות שמשלבות בין העולמות: גם זיהוי ביומטרי וגם שיטות מסורתיות יותר. כל עוד הדיווח אמין כך שהמעסיקים וגם העובדים סומכים עליו, כל הצדדים המעורבים יכולים רק להרוויח.

יש לציין כי החובה לנהל רישום לגבי העובד כוללת פרטים שונים ובהם לא רק שעות עבודה או שעות נוספות, אלא גם היקף המנוחה השבועית וגמל שעות נוספות. הרישום חייב להתבצע על פי החוק בצורה שוטפת והוא רלוונטי לכל מי שמעסיקים עובדים. מלבד יחיד שמעסיק אנשים אחרים, כמו למשל אדם שמזמין שירותי ניקיון, כל יתר המעסיקים חייבים לנהל רישום של שעות העבודה.

העובדים מרוצים הבוסים מרוצים וכולם שמחים

אין בכלל ספק לגבי הערך המוסף של שעון נוכחות לעובדים ולמעסיקים שלהם. אם העובדים מרוצים, גם המנהלים שלהם יהיו מרוצים. מעבר לכך, עובדים שיודעים שיש למשל שעון נוכחות ביומטרי שמאפשר להם להזדהות בצורה מהימנה ירגישו ביטחון רב יותר כאשר הם יקבלו את תלוש השכר. במקרים כאלה, הם יידעו בוודאות שחישוב השכר בוצע בצורה מדויקת ושכל השעות המופיעות על התלוש אכן מייצגות את שעות העבודה שלהם בפועל.

בצד של המעסיק, המשמעות של שעון נוכחות שמותאם לצרכים של הארגון המודרני היא בעיקר ראש שקט ומניעת מחלוקות, מבחינה רגולטורית, מעסיקים זקוקים לפתרונות כאלה על מנת לעמוד בדרישות החוק. בגלל שהחוק מטיל את נטל ההוכחה על המעסיק בכל מקרה של מחלוקת סביב דיווחי השעות, עדיף להשתמש מלכתחילה במערכת כמה שיותר משוכללת שגם נוח וקל לתפעל אותה.

שעון נוכחות נוח וקל לתפעול

השאלה המתבקשת היא מה המעסיקים יכולים לעשות על מנת להבטיח בחירה של השעון המתאים. דווקא ההיצע הגדול של דגמי שעון נוכחות לעסק עלול להפוך בהקשר הזה למגבלה, כי לא בטוח שהמעסיקים יודעים איך לבחור אותו. אז כדי להתמודד עם האתגר, יש כמה טיפים שיכולים לסייע:

• השוואה בין השעונים לפי המפרט הטכני שלהם – המפרט הטכני המתואר על ידי היצרנים יכול לעזור למעסיק להתמקד בדגמים נוחים וקלים לתפעול. המעסיק לא צריך להיות בעצמו בעל ידע טכני, כי מספיק להסתכל למשל על גודל הצג באינצ'ים: ככל שהוא גדול יותר, כך סביר להניח שלעובדים יהיה קל ונוח לתפעל את השעון גם בשעות הכי עמוסות ולחוצות של היום.
• התאמת השעון לאופי העבודה – מעסיקים חייבים לזכור שלא כל שעון שמתאים לארגונים מסוימים יתאים גם עבורם, ולהפך. לכן יש למשל ארגונים שבהם העובדים מגיעים פיזית למשרד וזקוקים לנוכחות בטביעת אצבע או פנים, לעומת מקומות שבהם העובדים נמצאים בשטח או נשארים בבית ועבורם דיווח נוכחות טלפוני או באפליקציה מבוססת מיקום GPS יהיה רלוונטי יותר. בשביל שהשעון יהיה נוח וקל לתפעול, הוא בעיקר חייב להיות רלוונטי לאופי העבודה.
• חיבור לתוכנת נוכחות – השעון הוא רק המרכיב של החומרה, בעוד הנתונים מגיעים אל תוכנה ייעודית. לצד החשיבות של שעון שאותו יהיה קל לעובדים לתפעל, כדאי למעסיקים לחשוב על הצד שלהם ולתת עדיפות לתוכנת נוכחות שבה כבר כלולים כל המודולים החשובים וכמובן בעברית.
• השוואת מחירים ועלויות – אין סיבה שהמעסיק יחרוג מתוך מסגרת התקציב כדי לבחור את השעון הכי טוב עבורו. כיום ניתן לבצע השוואת מחירים ועלויות בין כל סוגי השעונים, תוך התאמה לדרישות של העסק ולמשאבים הכלכליים שעומדים לרשותו. מלבד מחיר השעון עצמו, כדאי למשל לבדוק מראש כמה יעלה להשתמש בתוכנה ומה אפשר לעשות איתה.

כל הסטטיסטיקות שיכולים לקבל בשעון נוכחות

התמקדות בתוכנה שעומדת מאחורי הקלעים של כל שעון יכולה לעזור לבחור אותו בצורה מבוססת יותר. מבחינת המעסיק, כדאי למשל לדעת שהתוכנה יכולה לתת להם מגוון רחב של נתונים וסטטיסטיקות, לרבות:

• חישובי שעות נוספות
• נתונים על הפסקות ביחס למשמרות והסכמי עבודה
• פילוח נתונים לפי דוח יומי, חודשי או סיכום
• שגיאות בדיווחים
• נתוני חופשות וחגים של עובדים לפי מחלקות
• ייצוא לאקסל להמשך מעקב חיצוני או העברת הנתונים לגופים נוספים

הסטטיסטיקות שאפשר לקבל בכל שעון תלויות בתוכנה ובמאפיינים שלו. אם משתמשים בשעון שיש לו אפשרות של זיהוי שעון נוכחות חכם ביומטרי וגם זיהוי באמצעות תג קרבה, ניתן לבדוק כמה מהעובדים השתמשו בכל שיטה. בשעונים שבהם הדיווח הוא על בסיס כרטיס נוכחות בלבד, ניתן לקבל נתונים בסיסיים יותר כמו למשל כמה כניסות ויציאות נרשמו ביחס לימים אחרים באותו חודש או לפי תקופות.

בסופו של דבר, השעון שבו העובדים משתמשים כדי לדווח על נוכחות חשוב גם עבורם וגם עבור המעסיק. ככל שהמעסיק יקדים להבין ולהפנים את זה, כך יעלה הסיכוי שהוא יוכל להתאים את השעון לצרכים של הארגון שלו. אחרי שהמעסיקים והעובדים מתרגלים להשתמש בשעונים ברמה גבוהה, הם כבר מתקשים לחזור אחורה.