שעון נוכחות לעסק – מחירים ועוד

שעון נוכחות לעסק – מחיר הוא פקטור מכריע בכל הנוגע להתאמת מערכת דיווח נוכחות ושעות עבור העסק.

עם זאת, יש עוד כמה פרמטרים שכדאי להתייחס אליהם כמו למשל שיטת ההזדהות של השעון, מספר העובדים הארגון וכמובן התאמה לצרכים הקיימים.

לאחר מכן, ניתן להשוות מחירים כדי לדעת מה העלות הממוצעת ולקבוע את התקציב

שעון נוכחות מומלץ ע"פ כמות עובדים בחברה

הדבר הראשון שצריך לבדוק כאשר מחפשים שעון נוכחות לעסק הוא מידת ההתאמה שלו למספר העובדים. אמנם כל מעסיק זקוק למערכת מסודרת שתאפשר לעובדים לדווח שעות ותעזור לו לבצע את חישובי השכר, אבל יש הבדל משמעותי בין עסק קטן, בינוני וגדול. כמו כן, התאמת השעון למספר העובדים היא דרך מעולה לחסוך בהוצאות מיותרות.

השעון המומלץ לעסק קטן למשל יכול להיות פשוט יחסית. כאן מדובר על שעונים שמציעים דיווחי נוכחות עם כרטיס מגנטי, כרטיס קרבה או קודן. במידה ומדובר בעסק גדול יותר עם מעל 50 עובדים, ההמלצה תהיה לתת עדיפות לדגם ביומטרי. בשעון ביומטרי הזיהוי הוא לפי טביעת אצבע או פנים והמשמעות היא הליך קצר, מהיר ומאובטח.

לשם השוואה, בארגונים גדולים עם מאות עובדים כדאי למצוא מערכת דיווחי נוכחות שיש בה את כל אפשרויות ההזדהות: גם נוכחות בטביעת אצבע או זיהוי פנים, גם נוכחות עם כרטיס מגנטי, גם נוכחות עם כרטיס קרבה וגם דיווח מרחוק באמצעות הטלפון או אפליקציה שאוספת נתוני GPS. עם מערכת כזו, ארגונים גדולים יכולים לוודא שלכל העובדים שלהם יש את הכלים המתאימים לטובת דיווח שוטף ומדויק של שעות הנוכחות כחוק.

אפשר לדעת שהשעון מתאים למספר העובדים בארגון לפי הנתונים שלו. בכל דגם של שעון מפורט כמה הרשאות ניתן לתת ולכמה עובדים הוא מיועד. מערכות משוכללות למשל יכולות להתאים אפילו עד 5,000 עובדים, אבל זה כמובן רלוונטי לארגונים גדולים במיוחד.

כמה יעלה לי שעון נוכחות?

רק אחרי שמתאימים כל דגם של שעון נוכחות לעסק למספר העובדים, ניתן לעבור לשלב של השוואת המחירים. את ההשוואה ניתן לבסס על מידע שקיים באתרי האינטרנט או אחרי יצירת קשר עם חברות שמשווקות את השעונים ומתקינות את המערכת. בשביל השוואת מחירים אמינה, כדאי להכיר את ההבדלים בין הדגמים.

הטעות הנפוצה למשל היא להסתכל רק על המחיר, אבל לשכוח שיש שורה ארוכה של פרמטרים שמשפיעים עליו:

• המפרט הטכני המלא – העלות של השעון נקבעת לפי המפרט הטכני שלו. ככל שהמפרט מתקדם יותר, כך המחיר יהיה גבוה. את המפרט הטכני הכי משוכלל אפשר למצוא כיום בשעון ביומטרי עם דיווח בטביעת אצבע או זיהוי פנים, בעוד מחירים יחסית נמוכים מאפיינים שעונים פשוטים שבהם דיווח הנוכחות מתבצע עם כרטיס מגנטי או תג קרבה.
• תוכנה – עלות רכישת השעון היא ההוצאה הישירה, בעוד שאר ההוצאות הן על התוכנה. בעוד השעון משמש לאיסוף הנתונים והדיווח, התוכנה אחראית על השקלול של השעות ועל חישובי השכר. על התוכנה משלמים בנפרד ובדרך כלל במחיר שנקבע לפי חודש או שנה. כמו כן, יש פערי מחירים בין תוכנות שמותקנות על מחשבי העסק לבין תוכנה שעובדת מרחוק ובשירותי ענן.
• אחריות ותמיכה – בעלי עסקים לא יכולים להרשות לעצמם להתפשר על האיכות של שעוני הנוכחות. עם זאת, כל הדגמים סובלים מדי פעם מתקלות ותמיד ייתכנו שאלות שיתעוררו ויצופו מצד העובדים עצמם. הפתרון בהקשר הזה הוא לבחור מלכתחילה שעון איכותי שמיוצר על ידי חברה גדולה ומוכרת, גם אם המחיר מעט גבוה יותר. בנוסף, כדאי לתת עדיפות לשעון שיש עליו תקופת אחריות ותמיכה ארוכה.
• התקנה – המחיר כפי שמופיע בקטלוג של החברות המשווקות את מערכות הנוכחות בדרך כלל לא כולל התקנה. התקנה במשרד או בבית הלקוח תעלה כ-400-700 ש"ח, אך ניתן לבצע התקנה עצמית קלה ופשוטה בחלק מהדגמים ולשלם רק משלוח בתוספת של 40-80 ש"ח לפי האזור הגיאוגרפי.

טווח המחירים בתחום יכול להתחיל מכמה מאות שקלים לשעון פשוט עם קודן, אך להגיע ל-2,000-5,000 ש"ח עבור מערכת עם זיהוי ביומטרי משוכלל. מכאן והלאה, מה שמעסיקים צריכים לעשות הוא להסתכל על שעון נוכחות לעובדים כהשקעה ולא כהוצאה רגילה. הסיבה לכך היא שהמעסיקים ממילא מחויבים ברישום שוטף של שעות העבודה כחוק, מה גם שהשעון עצמו הוא הוצאה מוכרת לעסק שניתן לקזז בגינה את חבות המס.

מחיר בהכרח מצביע על טיב השעון?

המסקנה מכל האמור לעיל היא שהמחיר לא בהכרח מצביע על איכות השעון ובטח שלא על התאמתו לעסק. יש מקרים שבהם ניתן להשיג גם שעון נוכחות ביומטרי איכותי ומשוכלל במחירים נמוכים ומשתלמים, לעומת דגמים שנמכרים ביוקר למרות שהמפרט שלהם יחסית בסיסי. חוץ מזה, לא כל עסק זקוק לזיהוי ביומטרי – בעיקר אם רוב העובדים שלו נמצאים בשטח או עובדים מהבית.

דגם משתלם של שעון נוכחות חוסך זמן בחישובי השעות ועוזר למעסיק לבצע אותם בצורה יעילה, קלה, אמינה ופשוטה. בגלל שזמן שווה כסף, המעסיקים צריכים להסתכל על התמונה המלאה ולא רק על המחיר של השעון או התוכנה. מבחינת המעסיקים, יותר חשוב שהתוכנה תהיה בעברית ידידותית ושהשעון יתופעל בקלות על ידי העובדים – מאשר שהם יצליחו לחסוך כמה מאות שקלים על ההוצאה הראשונית.

גם אובייקטיבית לא תמיד המחיר מצביע על טיב השעון. כמו עם מוצרים אחרים, המחיר הוא אף פעם לא אחיד אלא דינאמי. בשביל לחסוך בהוצאות וליהנות מהיתרונות של דיווחי נוכחות אמינים, המעסיקים חייבים כל הזמן להציב סדר עדיפויות ברור: קודם כל שעון שנוח לתפעל אותו ושהעובדים יכולים לסמוך עליו ורק אחר כך מחיר נמוך.